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El uso principal de ValerIA es la gestión de negocio, y esto empieza por los clientes, sus trámites y sus datos.

Para ello debemos crear los filetypes relacionados con estos datos, o permitir que el sistema los cree a partir de alguna copia previa (histórico o exportación de otra aplicación).

Un filetype define la estructura dinámica del campo file dentro de cada dossier. Es, en la práctica, el “molde” de un tipo de expediente (cliente, caso, contrato, producto, etc.).

tip

Recuerda que los filetypes son la base para la creación de dossiers y la gestión de datos en ValerIA. Crea primero los filetypes de entidades maestras (clientes, productos, proveedores) y después los específicos de procesos (contratos, encargos, incidencias).

Importar fichero con datos

En muchos casos ya estabamos trabajando con alguna herramienta donde teniamos los datos de clientes, trabajos, etc.

Un caso típico son los excels o google sheets, donde podemos tener los datos estructurados en filas y columnas. Si es así, es una manera fácil de obtener los datos y su estructura. Para ello seguiremos estos pasos:

Preparar la tabla

Tanto en el Excel como en el Sheets debemos asegurarnos de que la primera fila contenga los nombres de los campos que queremos convertir en un filetype de ValerIA. Deberíamos evitar que sean nombres muy extensos, caracteres especiales y espacios en blanco, aunque ValerIA es capaz de lidiar con ello, lo recomendable es usar palabras en minúsculas que expliquen bien el contenido, ya que en el proceso de importación podremos poner un texto más largo como título del campo. Deberemos evitar también líneas vacías de datos, datos que no estén formateados (en una fila done hay fechas o números, poner un texto con una nota). Lo mejor es que haya una columna con notas y si no tenemos la fecha de un campo, dejar esté vacío.

Exportar la tabla

Cuando tengamos en la primera fila los campos de la tabla, y en el resto los datos de cada registro podemos exportarlos tanto como .csv como .tsv. La diferencia consiste en el campo que se va a usar para distiguir cada celda, por lo que si los campos contienen comas(,) sera mejor usar el tsv, pero si los campos contienen el caracter del tabulador (tab), entonces nos ayudara la exportación como csv.

Importar la tabla

El fichero .csv o .tsv se puede importar directamente en ValerIA, vea la documentación de importación o desde el ordenador donde tenemos la aplicación cliente de ValerIA, con un usuario admin o superadmin:

• Iremos a Desarrollo → Filetypes y selecionaremos el boton de importar.
• o directamente desde Admin → Importar

Al seleccionar el fichero, el sistema analizará su contenido y propondrá una estructura de filetype adecuada. Revise el nombre del filetype, los campos detectados y sus tipos (texto, número, fecha, booleano, etc.). Haga lo mismo con el codevar, los valores por defecto y las validaciones. Aunque ValerIA le recomendará algunos valores, es recomendable ajustar cualquier discrepancia antes de continuar.

Pulse Importar y espere unos minutos para obtener un resultado que lleva dias o meses en otras aplicaciones.

Robot vía API

Si dispones de otra aplicación que expone datos, puedes construir un “robot” que:

1. Llame a su API (ERP/CRM legacy / base de datos).
2. Transforma al formato interno de ValerIA.
3. Usa el endpoint de creación de dossiers / filetypes (si fuera necesario) de ValerIA.
4. Una manera facil de crear el filetype, es acceder al menu de filetypes y crear uno nuevo, sin indicar la estructura, pero dando permisos al rol de robot. Una vez creado, y rellenado por el robot de datos, se puede volver a la edición del filetype y en estructura, seleccionar crear enums y crear estructura, y ValerIA se encargará del resto.

Pseudocódigo (Node.js):

    const expedientes = LEER_ARRAY_DE_EXPEDIENTES;
    for (let expediente of expedientes) {
        const header = {
            name: expediente.Nombre, description: expediente.notas,
            filetype: 'expediente', status: 'open', active: true,
            groups: ['abogados', 'producción', 'administración']
        }
        await Valeria.expedienteCrupdate(header, json).then((res) => {
            Utils.log('info', `Se creo el expediente ${expediente.fullname} con el email ${expediente.email} en Valeria`)
        }).catch((error) => {
            Utils.log(`error creando el expediente ${expediente.Nombre} - ${expediente.idTrello} en ValerIA:`, error)
        })
    }

Funciones de creacion de usuario (Node.js):

async function expedienteCrupdate(header, file) {
    const url = `${config.valeriaURL}/v1/dossier/crupdate`
    return await superagent
        .post(url)
        .set('Authorization', `Bearer ${config.tokenValeria}`)
        .send({ header, file })
        .then((response) => {
            let respuesta = response.text;
            return JSON.parse(respuesta)
        })
        .catch((error) => {
            if (error.status == 400 || error.status == 401 || error.status == 403 || error.status == 404 || error.status == 500) {
                const err = error.response?._body
                throw new Error(`${err.error} -> ${err.message}`)
            } else {
                throw new Error(error.message)
            }
        });
}

Revisa autenticación JWT: incluye el token en Authorization: Bearer <token>.

Creación manual de nuevos Filetypes

También puedes diseñar filetypes a medida desde la interfaz:

1. Menú Desarrollador → Filetypes.
2. Pulsar Nuevo.
3. Definir nombre interno (slug) y etiqueta visible.
4. Añadir campos: texto, número, fecha, select (enumeración), boolean, referencia, etc.
5. Guardar y probar creando un dossier de ese tipo.

Ejemplo de enriquecimiento posterior

Tras importar cliente, podrías:

• Añadir campo segmento (lista: Enterprise, MidMarket, SMB).
• Marcar cif como único (si la interfaz lo soporta o validar vía flujo).
• Crear un flujo (Conductor) que al crear un cliente nuevo consulte riesgo financiero y añada un score.

Buenas prácticas

• Comienza simple: evita sobre-modelar al inicio.
• Prefiere nombres de campo en minúsculas y sin espacios (fecha_alta, no Fecha Alta).
• Reutiliza filetypes existentes antes de crear uno nuevo parecido.
• Documenta en una nota interna qué rol mantiene cada filetype.

Errores frecuentes

Problema	Causa	Solución
Campos innecesarios	Modelado anticipando “por si acaso”	Añadir sólo cuando hay caso de uso real
Duplicidad de filetypes	Variaciones mínimas (cliente vs client)	Consolidar y migrar datos
Tipos incorrectos	Números importados como texto	Revisar CSV/JSON y limpiar símbolos
Falta de claves	No se define campo único lógico	Añadir validación en flujo / verificación manual

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¿Siguiente paso? Configura flujos que automaticen validaciones y enriquecimientos al crear o actualizar dossiers de estos filetypes.